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档案柜的使用技巧 智能档案柜的清洗要求

时间:2019/2/21 9:15:51 访问人数:
摘要:  档案柜的使用技巧  档案柜的注销(L) 给用户重新登录或更换登录用户时使用。 预归档管 文件管理 定义文件模板 结构定义、录入字段设置、报表维护、排序设置、网页发布字 段设置、条形码字段设置、...

  档案柜的使用技巧

  档案柜的注销(L) 给用户重新登录或更换登录用户时使用。 预归档管 文件管理 定义文件模板 结构定义、录入字段设置、报表维护、排序设置、网页发布字 段设置、条形码字段设置、查重字段设置、携带字段设置、数据显示规则设置。

  1.文件登记 主要负责对收集来的以及从OA等公文系统中转过来的文件信 理 息进行登记与管理,以便提供利用与归档。 字段代码维护 可将常用的有规律的录入字段设置相应代码,录入时自动产生 下拉菜单,选择录入,可以大大的减少档案录入员或档案管理员的录入工作量。

  2.批量上传电子文件 在实际工作中,用户一般会先进行文件目录的整编录入,再进行原文的批量扫描。 扫描路径设置 本功能用来设置文件库或文件库挂接电子文件的相关规则。 文件报表打印 文件打印 文件管理工作中需要输出大量的报表。

  3.查询借阅 文件检索 对文件库进行跨类查询。 文件查借阅登记 进行借阅登记。 文件查借阅管理 对文件借阅情况的管理,文件归还。 文件统计 文件统计 对系统内的文件数据进行统计。 文件保管 文件销毁 实现文件的销毁情况的登记和管理。

  4.文件丢失登记 实现文件的登记情况的登记和管理。 立卷归档 立卷归档 文件立卷 进行文件的归档过程。 立卷选项 此模块中选择立卷的方式 档 案 管 理 档案管理 定义档案模板 设置档案库的一些业务规则,其中包括:结构模板的定义、编 目字段的选择、档号规则设置、报表维护、排序设置、字段值设置、档案库关联、网页发布字段、条码字段设置、查重字段设置、携带字段设置、数据显示规则的定义。

  5.档案库管理 建立档案的分类库。 档案著录 档案著录是档案信息的输入及维护模块,实现档案的登记、修改、查询、电子文件的挂接等功能。 字段代码维护 可将常用的有规律的录入字段设置相应代码,录入时自动产生下拉菜单,选择录入,可以大大的减少档案录入员或档案管理员的录入工作量 批量上传电子文 件 在实际工作中,用户一般会先进行档案目录的整编录入,再进行原文的批量扫描。

  6。扫描路径设置 本功能用来设置档案库或文件库挂接电子文件的相关规则。 打印处理 报表打印 档案管理工作中需要输出大量的报表。 档案专用 跨库检索 实档案库跨库检索。 跨类检索 实档案库跨类检索。

  7.全文检索 提供类似Google、百度的检索模式,可对各种格式的文档、 数据库等异质海量信息实现统一检索,提供关联检索、容错检索、信息摘要、逐层检索功能。支持全文检索的格式有doc、htm、txt、pdf、ppt、xls等。

  8.利用模板设置 借阅模板设置功能是档案实体借阅相关借阅数据表的定义及维护。 档案利用登记 档案借阅登记实现档案利用者对档案实体(纸质档案)的借阅 登记功能。档案管理员根据利用者提出的档案实体外借申请,对借出的档案进行相关信息的登记,如借出档案的档号、题名、借阅人、借出时间等信息。

  智能档案柜的清洗要求

  1、首先,要尽量避免自动档案柜接触到水分。在使用过程中,应该要避免档案柜接触水分,否则容易引起档案柜表层的生锈,影响到档案柜的美观与使用。而且档案柜中一般都要保存资料,资料也不能够碰到水份,很容易损坏档案,所以避免档案柜与水分接触是十分必须的。

  2、其次,要避免有尖锐器物划破档案柜的表层。在平常对档案柜的使用过程中,要尽量档案柜与尖锐物品的接触,如果刮花了档案柜的表层,一是影响档案柜的美观,二也更加容易使得档案柜氧化生锈。

  3、在对自动档案规进行清洁时,最好先用干净的抹布将其擦拭干净之后,再用干布将其擦干,避免水分的残留,导致档案柜生锈等。


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